Внатрешна комуникација

Добри практики

Раководителите и вработените имаат одговорност ефективно да комуницираат и со почит да се однесуваат едни кон други. Успешни организации се оние коишто успеваат да ги поврзат меѓусебно општите цели, конкретните цели и намерите на организацијата, целите на организационата единица како и на поединците, а тоа се постигнува преку добра комуникација.

Карактеристиките на ваквиот процес на поврзување се следниве:

- Општите и конкретните цели на институцијата им се пренесуваат на вработените на разбирлив начин.

- Процесите на комуникација мораат да бидат двонасочни, а вработените треба да бидат сигурни дека нивните гледишта се сериозно земени предвид (сериозно се разгледуваат).

- Поврзаноста меѓу плановите, општите и конкретните цели на институцијата и активностите на поединецот да биде јасна за вработените. Сите вработени треба да знаат како придонесуваат кон целите на институцијата.

- Организациското раководство треба да биде известено за активностите коишто ги извршуваат различни тимови и одделенија.

- Секоја организационата единица треба да го следи извршувањето на својата работа според определените општи и конкретни цели.

- Вработените треба да имаат пристап до информациите.

- Постојат соодветни методи на комуникација преку кои гледиштата на вработените се пренесуваат до повисокото раководство.

За ефективна комуникација потребно е раководителите и вработените да имаат позитивен став, а особено верба дека одржување на отворени канали за комуникација е многу важно за успешност на организацијата. Овие упатства се само рамка која треба да помогне за одржување ефективна комуникација.

Иако поголемиот дел од комуникацијата се одвива меѓу високите раководители и раководителите од среден ранг, како и меѓу раководителите и вработените со цел да се постигнат целите на органот на државна служба, многу важно и различните организациони единици кои постојат во рамки на органот на државна служба, ефективно да комуницираат меѓу себе.

Внатрешна комуникација

Внатрешната комуникација е двонасочна комуникација, начин за создавање и одржување добри односи меѓу раководството и другите вработени, и е важен дел од работата на секоја институција.

Внатрешната комуникација придонесува за зајакнување на свеста кај вработените во однос на она што се случува во институцијата и им помага на вработените да разберат дека нивната работа е дел од стратешките цели на институцијата. На овој начин се зајакнува и се одржува интересот и посветеноста на вработените.

Начини за внатрешна комуникација

Комуникацијата меѓу вработените треба да се одвива континуирано, непосредно, во писмена и во електронска форма. Непосредната комуникација треба да се одвива на дневна, неделна, месечна и на годишна основа преку неформални средби и состаноци. Дневната комуникација треба да се остварува меѓу вработените за тековни прашања во врска со реализација на работните задачи и активности.

Состаноци

Неделните состаноци треба да се одржуваат секоја недела (по правило првиот работен ден од неделата), но препорачливо е најмалку двапати во месецот. Состаноците на ниво на одделение треба да се одржуваат на барање на раководителот на одделението или на иницијатива на кој било вработен во одделението. Раководителот на одделението свикува состанок на кој делегира работни задачи и поблиску се запознава со тековната работа, особено со проблемите, со дилемите, како и дава насоки, упатства и предлози за подобрување на работниот процес.

Месечни состаноци треба да се одржуваат секој месец (по правило првиот работен ден во месецот), но најмалку 4 пати во текот на годината. Состаноците се одржуваат на ниво на сектор на барање на раководителот на секторот, на барање на кој било раководител на одделение или на иницијатива на вработен во рамки на секторот. Раководителот на секторот свикува состанок на кој се запознава со реализираните активности кои се во надлежност на организационите единици, а воедно и дава насоки, препораки, упатства и други предлози и решенија за решавање на евентуално отворени прашања.

- Годишни состаноци треба да се одржуваат најмалку двапати годишно, а нив ги свикува државниот секретар на органот на државна служба. На овој состанок потребно е да бидат поканети сите вработени. Целта на овие состаноци е државниот секретар на вработените да им ги претстави стратешкиот план, претходните достигнувања и напредокот кон постигнување одредени цели. Овие состаноци претставуваат можност за вработените да се информираат за евентуални промени во насоките на работата, како и да покренат прашања од заедничка проблематика и да разговараат за нив. Тие воедно се и шанса за да им се даде јавна пофалба на поединци и групи вработени кои дале значаен придонес кон работата.

Колегиум

За координација, взаемно информирање и ефикасно и ефективно извршување на работите од делокругот на органот се формира колегиум. Колегиумот го свикува и со неговата работа раководи функционерот кој раководи со органот, а во случај на негова спреченост, раководи неговиот заменик или секретарот.

Колегиумот го сочинуваат: функционерот кој раководи со органот, неговиот заменик (доколку го има), секретарот, државните советници и раководителите на секторите. Во зависност од значењето и од сложеноста на прашањата коишто се разгледуваат на стручниот колегиум, на покана на функционерот, може да присуствуваат и други лица.

Неформални контакти

Потребно е органот на државна служба да охрабрува и да поддржува неформални контакти меѓу поединци и групи вработени. Тоа може да се направи на следниве начини:

- Присуство на обуки чијашто содржина е од заеднички интерес на вработените.

- Одржување на заеднички настани за дружење (за Нова Година или во други периоди), на кои вработените ќе можат да се состанат неформално.

- Работните обврски треба да се организираат на начин кој ќе поттикнува комуникација.

- Како дел од својата обука и развој, вработените треба да се охрабрат да работат во други организациони единици.

Во контекст на горенаведеното, а во интерес на унапредување на организациската култура, препорачливо е и постоење на „Билтен“ кој има за цел првенствено да ја подобри внатрешната комуникација, и/или интернет страна на која секој од вработените ќе има право да поставува прашања и/или да дава одговори на различни теми од областа на работењето, но и за други теми кои ќе придонесат за развој и одржување на ефикасна и ефективна комуникација. 

Регистрирај се за е-билтен

Добивај ги најновите информации на твојот е-маил